Автоматизация документооборота является на сегодняшний день одной из самых актуальных задач в работе любой организации. Автоматизация документооборота представляет собой процесс создания и использования информационных систем для обработки и хранения документов.
В процессе автоматизации документооборота происходит упорядочивание и учет документопотоков, а также создание электронного архива документов организации. СЭД — это не только бумаги, но и электронные документы. Их тоже нужно упорядочить, вести учет, передавать по сети.
Какие особенности
Система автоматизации документооборота обладает следующими особенностями:
- обеспечивает быстрый поиск и обработку документов, поступающих в организацию;
- обеспечивает быстрое получение информации о документах, находящихся в делопроизводстве;
- позволяет контролировать исполнение документов.
Система автоматизации документооборота включает в себя следующие подсистемы: подсистема управления документооборотом; подсистема ведения справочников; подсистема проверки правильности оформления документов; подсистема контроля исполнения документов. Этлас-Софт предлагает такую автоматизацию документооборотов.
Какие преимущества
Система автоматизации документооборота обладает таким главным преимуществом, как отсутствие необходимости в постоянном присутствии ответственного сотрудника. А значит, вы можете значительно сэкономить на его зарплате.
Конечно, если вы не хотите, чтобы ваши сотрудники постоянно отвлекались на решение рутинных задач, то автоматизировать их работу необходимо. Для этого можно использовать специальные программы. Но как показывает практика, они не всегда справляются с поставленными задачами. Поэтому стоит обратить внимание на более удобные и простые решения.
Автоматизация документооборота в целом является одной из основных задач в сфере управления. В настоящее время существует множество программных продуктов, призванных автоматизировать данную задачу. Но для того, чтобы выбрать систему, которая будет соответствовать всем требованиям и ожиданиям, необходимо тщательно изучить рынок программных средств. Компания 1С выпустила новую версию своего продукта 1С:Документооборот, который ориентирован на пользователей, работающих с большими объемами документов.
